Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнить карточку выдачи спецодежды». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В обязанности нанимателя входит обеспечение бесплатной выдачи рабочему персоналу средств индивидуальной защиты. Делается это по установленной инструкции. Но обязательно должен вестись учет выдачи СИЗ. Заводится карточка в электронном формате, либо по стандарту на бумажном носителе.
В начале ведомости прописывается:
- присвоенный номер;
- полное название организации и ее адрес;
- структурное подразделение, в котором происходит выдача спецодежды;
- дата составления документа.
Основной блок ведомости выглядит в виде таблицы, куда по порядку вносятся следующие данные:
- номер работника (по хронологии данного документа);
- фамилия-имя-отчество сотрудника, его табельный номер;
- идентификационные характеристики спецодежды: ее наименование и номенклатурный номер;
- код и название единицы измерения (обычно штуки);
- количество выданных предметов по каждой строке;
- дата поступления в эксплуатацию;
- срок службы;
- подпись лица, получившего/сдавшего то или иное изделие.
Категории средств защиты
Средства для сохранения здоровья классифицируются и подразделяются на подгруппы:
- Первая. От загрязнений общего характера, механических воздействий, от испарений нетоксичных соединений, от скольжений. Сюда относят защищенность от истираний, вибраций, порезов и проколов, шума, от фактора падения с высоты.
- Вторая. Для защиты от химических продуктов (испарений аэрозолей, лаков и красок, нефтепродуктов, жиров, масел разного состава).
- Третья. Для защиты персонала от воздействия биологических факторов (насекомых и различных микроорганизмов).
- Четвертая. Для сохранения здоровья персонала от радиационных и ионизирующих излучений.
- Пятая. Для обеспечения защиты организма от перепадов температур, теплового изучения, а также контакта с нагретыми и холодными поверхностями.
- Шестая. От воздействия электротоком, ударов, образованных электродугой, статэлектричества, электромагнитных полей и излучений.
- Седьмая. Это защитная одежда для сигнальной опознаваемости при нахождении работника на расстоянии в области обзора.
- Восьмая. Комплексные защитные средства. Например, противогаз, который защищает одновременно органы зрения и обоняния от запыленности, загазованности, а также механических повреждений кожного покрова.
- Девятая. Дерматологические продукты: с их помощью обеспечивается защита от низких температур, ультрафиолетовых воздействий, микроорганизмов, насекомых. Разновидности: гидрофобного и гидрофильного действия.
Карточка учета выдачи спецодежды: где можно скачать бланк
Личная карточка учета средств выглядит как двухсторонний бланк, содержащий следующее:
- Сведения о работнике (на лицевой стороне):
- Ф.И.О.;
- табельный номер;
- должность;
- структурное подразделение;
- дата приема на работу, дата перевода (при наличии);
- пол;
- рост;
- размеры одежды, обуви, головного убора, средств защиты, таких как противогаз, рукавицы (перчатки), респиратор.
- наименовании выданного предмета;
- пункте типовых норм;
- единицах измерения;
- количестве отпущенного товара на год.
- наименование предметов с указанием декларации или сертификата соответствия качества по ним;
- выданное количество предметов с указанием даты, количества, процента износа и подписью получателя;
- возвращенное количество средств с указанием: даты, количества, процента износа и подписью принимающего.
Как оформляется карточка СИЗ?
Чтобы вести учет выдачи средств защиты для персонала, фирма-наниматель использует типовой образец карточки, закрепленный приказом Минздравсоцразвития №28н от 27.01.10 г. Он состоит из двух сторон, распечатываемых на одном листе. На лицевой указывается следующая информация:
- ФИО наемного специалиста;
- его табельный №;
- его должностная позиция в компании;
- подразделение его трудоустройства (отдел, департамент);
- дата приема в штат коммерческой структуры;
- сведения о кадровых перемещениях сотрудника;
- пол лица;
- данные о габаритах гражданина, в соответствии с которыми будет подбираться одежда и иная экипировка (например, перчатки, противогаза): рост, обмеры.
Далее указывается, согласно какому нормативно-правовому акту специалисту конкретной профессии положена выдача защитных средств. В нижней части лицевой страницы располагается таблица, по строкам которой указывается, какие вещи предоставляются гражданину (например, халат и брюки против воздействия растворов кислот, фартук с нагрудником, резиновые перчатки, противогаз и т.д.). По столбцам обозначается:
- пункт нормативного акта, согласно которому конкретный предмет выдается сотруднику;
- единица измерения СИЗ (как правило, «шт.»);
- количество в год согласно положениям законодательства.
В нижней части страницы проставляется подпись уполномоченного лица – начальника соответствующего департамента. Рядом дается ее расшифровка.
На оборотной стороне карточки содержится информация о фактическом движении СИЗ: сколько предметов получил наемный специалист, какое количество из них вернул на склад. Данные оформляются в виде таблицы, каждая строка которой посвящена конкретному виду средств защиты. По столбцам указывается:
- название СИЗ;
- номер документа, подтверждающего надлежащее качество изделия в системах декларирования или сертификации;
- данные о факте выдачи изделий: дата, их количество, исходное состояние и виза работника-получателя;
- информация о возврате СИЗ на склад: календарный день, число изделий, степень износа, подписи сдающего и приемщика.
Для того чтобы избежать спорных моментов, в трудовом законодательстве (а конкретнее – в 209 статье) четко прописано, что относится к средствам индивидуальной защиты. Например, к этой категории относятся противогазы, защитные перчатки, очки, пояса, другая специализированная одежда и обувь. Основной критерий – это защитная функция.
Защищать можно разные человеческие органы. По этому признаку СИЗ и классифицируются. Так, бывают защитные средства для глаз, кожи, головы целиком, органов дыхания. Отдельно выделяют приспособления от падения с высоты (страховки).
Также выделяют фильтрующие и изолирующие средства индивидуальной защиты. Первые фильтруют поступающие в легкие и к коже воздушные массы, вторые предохраняют от воздействий электрического тока, химических веществ, повышенной или пониженной температуры и пр.
Для чего нужна карточка учета спецодежды
Во-первых, есть правила обеспечения сотрудников специальной одеждой, которые установлены Приказом Минздравсоцразвития от 01.06.2009 N 290н, в них включен и бланк ведомости на выдачу спецодежды. Этот небольшой документ служит для контролирующих органов (в данном случае — для представителя Инспекции по труду) доказательством того, что в организации правильно поставлена работа по охране труда, работники обеспечены в нужном объеме правильными средствами индивидуальной защиты. Иначе серьезных штрафов не избежать.
Во-вторых, она закупается работодателем на свои средства, а значит, подлежит бухгалтерскому и налоговому учету. И более того, Минфин 12.05.2003 в Письме N 16-00-14/159 высказал мнение, что ее могут признать основными средствами. А значит, использование должно быть тщательно задокументировано.
И в-третьих, самый неприятный аргумент. Если на производстве произошел несчастный случай, наиболее пристальной проверке будет подвергнуто именно обеспечение работника одеждой, при этом проверяющие могут потребовать предъявить ведомость на выдачу специальной одежды (имейте в виду — это просто другое название этого документа).
Правильное оформление бланка
В личную карточку заносятся о конкретном работнике:
- ФИО;
- табельный номер;
- название структурного подразделения;
- пол;
- рост;
- размеры;
- должность:
- дата устройства на работу;
- дата смены должности (если меняется подразделение либо перечень применяемых средств защиты).
В таком стандартном бланке указываются исключительно индивидуальные средства защиты. Сама форма утверждена законодательно, образец заполнения карточки СИЗ можно найти в Интернете, бухгалтерских документах либо создать самостоятельно. Здесь также фиксируются:
- сроки применения СИЗ (по установленным нормам);
- годность (в процентах) на момент выдачи.
Бухгалтеру необходимо тщательно отслеживать сроки (по дням). Особенно за соблюдением нормативных сроков носки.
Организация учета выданных СИЗ
Общие для всех отраслей деятельности и любого работодателя правила, в соответствии с которыми производится хранение, выдача, использование и обеспечение ухода за СИЗ, отражены в приказе Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н.
Согласно этому документу работодатель обязан:
- приобретать или арендовать СИЗ за свой счет и выдавать их работнику бесплатно;
- применять только сертифицированные СИЗ;
- информировать каждого работника о полагающихся ему по нормам СИЗ;
- обеспечивать выдачу спецодежды в соответствии с полом, ростом и размером работника;
- организовать учет выдачи СИЗ;
- допускать работника к работе только после получения им СИЗ и обучения пользованию ими;
- обеспечивать своевременную проверку, замену СИЗ, их ремонт и уход за ними, а также хранение на складе СИЗ, выдаваемых на сезон;
- обустроить помещения для текущего хранения СИЗ.
У работодателя есть право на:
- разработку собственных норм выдачи СИЗ, улучшающих обеспечение ими работников по сравнению с типовыми отраслевыми нормами;
- замену указанных в типовых нормах СИЗ на иные, с аналогичными защитными свойствами;
- применение электронного способа учета выдачи СИЗ;
- выдачу «дежурных» СИЗ;
- использование бывших в употреблении СИЗ, если это допускается санитарными нормами, после их санобработки;
- выдачу двойных комплектов СИЗ с целью их замены на период санобработки.
За работником закрепляются обязанности:
- правильно применять выданные ему СИЗ;
- использовать СИЗ только в рабочее время;
- незамедлительно информировать работодателя о выходе СИЗ из строя.
Права работника сводятся к следующему:
- к возможности отказа без негативных для себя последствий от выполнения работы без СИЗ;
- досрочной замене СИЗ при пропаже или выходе их из строя по причинам, не зависящим от работника.
Учет выдачи средств защиты ведется с помощью особого документа, форма которого приведена в приложении к приказу Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н. Это личная карточка учета выдачи СИЗ — в 2020-2021 годах она применяется в редакции приказа Минздравсоцразвития от 27.01.2010 № 28н.
Что относится к средствам индивидуальной защиты
Определения этого понятия приведены в статье 209 ТК РФ , а также в Межотраслевых правилах обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, которые утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 N 290н. Формулировки схожи. СИЗ — технические средства индивидуального пользования, необходимые для защиты от опасных и вредных факторов производства и для предотвращения загрязнения.
Обязательным условием использования защитных изделий в организации является их сертификация. Недопустимо выдавать сотрудникам не сертифицированные СИЗ, поскольку они должны соответствовать ГОСТам. Правила проведения сертификации таких изделий установлены:
- Постановлением Госстандарта РФ от 19.06.2000 N 34 ;
- решением Комиссии Таможенного союза от 09.12.2011 N 878 (ред. от 06.03.2019) «О принятии технического регламента Таможенного союза «О безопасности средств индивидуальной защиты»» (вместе с «ТР ТС 019/2011. Технический регламент Таможенного союза. О безопасности средств индивидуальной защиты»);
- Письмом Минпромторга России от 21.11.2016 N НГ-74159/10 «О разъяснении законодательства».
- изолирующие костюмы (пневмо и гидрокостюмы, скафандры);
- оборудование для защиты дыхания (респираторы, противогазы, пневмомаски и т.д.);
- защитная спецодежда (тулупы, накидки, халаты, костюмы, фартуки и т.д.)
- специальная обувь (сапоги, ботинки, галоши, ботфорты и т.д.)
- изделия для рук (перчатки, рукавицы, налокотники, напальчники и т.д.);
- для предохранения головы (каски, шлемы, береты, косынки и т.д.);
- для безопасности глаз — защитные очки;
- для безопасности лица — лицевые защитные щитки;
- для защиты от падений (тросы, пояса, наколенники и т.д.);
- дерматологические средства для кожи (очистители, защитные и репаративные вещества);
- комплексные защитные средства.
Правила заполнения журнала учёта выдачи СИЗ
После того как страницы напечатаны, их прошивают. Если журнал закончился (прошел указанный срок его действия, обычно это 1 год), то на последнем листе ставят общее количество страниц, расписывается руководитель организации, ставится печать.
Важно! Каждая страница журнала обязательно нумеруется.
Контроль за сохранностью СИЗ, их тщательный осмотр проводятся перед их выдачей, а впоследствии — раз в полгода. Об этом также необходимо ставить отметки в журнале. Если это возможно, то в графу «примечание».
Исправления и помарки в документе не приветствуются, но могут быть исправлены. Для этого ложная информация зачеркивается одной чертой, сверху или сбоку (где есть свободное место) записывается верная. При этом обязательна подпись ответственного лица и текст «Исправленному верить».
Как заполнить ведомость на выдачу специальной одежды
Карточка учета оформляется сразу при приеме на работу. Наиболее уязвимым местом является формулировка, касающаяся наименования типовых отраслевых норм: надо не ошибиться и сослаться на правильный документ. Такие нормы существуют, например, для:
- сельского хозяйства;
- химической промышленности;
- добычи полезных ископаемых;
- металлургии;
- строительства;
- транспорта.
Также в карточке учета важно правильно указать сроки использования (внимательно изучите маркировку, нанесенную производителем).
В остальном форма заполняется просто. На лицевой стороне указываются:
- данные работника (его ФИО, название структурного подразделения, в котором предстоит работать новичку, дата приема на работу);
- рост и размеры;
- отраслевые нормы, соответствующие специфике предприятия;
- перечень обязательной для него одежды.
Если лицевая сторона является своего рода характеристикой работника и перечнем спецсредств защиты, которые ему полагаются, обратная сторона говорит об их фактическом использовании: сроках их получения и возврата, а также их состояния (процента износа).
Личная карточка учета выдачи спецодежды
Факт выдачи работнику средств защиты необходимо фиксировать в документах. Таким документом выступает личная карточка учета выдачи средств индивидуальной защиты по форме, утв. приказом Минздравсоцразвития России № 290н от 1 июня 2009 г. В ней нужно отмечать выдачу и возврат средств индивидуальной защиты.
Ранее выдача и возврат спецодежды, спецобуви и других предметов для защиты здоровья работника отражались в личных карточках по форме № МБ-6, но в настоящее время данная форма не применяется.
Личные карточки учета выдачи спецодежды, кто ведет данные документы? Личные карточки учета выдачи средств индивидуальной защиты хранятся у работодателя или у уполномоченного на это должностного лица, на которое возложены обязанности по их ведению. Не стоит возлагать обязанности по ведению карточек на специалиста по охране труда, так как в его обязанности входит контроль за их верным заполнением.
Карточка является двусторонней. Лицевая сторона карточки содержит полные данные о работнике: полное имя, табельный номер, подразделение, где трудится работник, занимаемая им должность, дата, когда работник поступил на работу и дата изменения должности, если такое имело место быть.
Затем указывается информация о внешних данных, размерах работника: его пол, рост, размер одежды, обуви и головного убора, противогаза, респиратора, рукавиц и перчаток. Под данными работника указывается основание, согласно которому ему предусмотрена выдача спецодежды.
Далее личная карточка выдачи спецодежды (образец заполнения вы можете посмотреть ниже) содержит таблицу, где перечисляются:
- Название средства защиты;
- Пункт типовых норм;
- Единица, в которых измеряются средства защиты (например, пара, если речь идет о перчатках или рукавицах, или штуки):
- Количество защитных средств, предусмотренное к выдаче работнику на год.
Под таблицей руководитель подразделения ставит свою подпись.
Оборотная сторона карточки содержит более объемную таблицу, которая состоит из 11 колонок:
- Название средства индивидуальной защиты;
- Номер сертификата, который указывает на ее соответствие;
- Дата, когда средство было выдано;
- Количество выданных вещей;
- Процент износа средств защиты;
- Подпись работника, получившего средство защиты;
- Дата, когда средство было возвращено;
- Кол-во возвращенных вещей;
- Процент износа;
- Подпись работника, который сдал средство индивидуальной защиты;
- Подпись работника, который принял средство индивидуальной защиты.
Кто должен оформлять карточки учета выдачи спецодежды
Порядок обеспечения рабочих спецодеждой, а также порядок ее хранения, замены, ремонта, стирки, сушки, включая процедуру оформления личных карточек учета выдачи спецодежды работодатель должен определить локальным нормативным актом (положением, приказом, стандартом организации). При этом необходимо учитывать удаленность подразделений от центрального склада. Работодатель может возложить обязанности по оформлению личных карточек учета СИЗ на начальника участка, заведующего складом или других материально ответственных работников. Не допускается возлагать обязанности по ведению карточек учета спецодежды на инженера по охране труда, поскольку в соответствии со своими должностными обязанностями он должен контролировать правильность ведения этих документов (пункт 7.23 Приложения к Постановлению Минтруда России от 08.02.2000 N14).
Для чего нужна карточка учета выдачи СИЗ?
Форма карточки установлена Приказом Минздравсоцразвития России № 290н «Об утверждении Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты».
Этот же приказ регулирует и сам процесс выдачи и учета СИЗ в целом. Карточка выдачи СИЗ — один из документов, которые, в случае какой-либо проверки, инспектор ГИТ запрашивает в первую очередь. Учет выдачи СИЗ должен быть оформлен должным образом. Отсутствие правильно оформленной документации, вполне могут прировнять к невыдаче СИЗ, так как любое действие должно быть зафиксировано.
Такой строгий контроль за личными карточками учета выдачи СИЗ связан в первую очередь с тем, что они являются документом, связанным со многими законодательными актами, которые касаются охраны труда.
Во-первых, в личной карточке указан документ, на основании которого сотрудник обеспечивается СИЗ. Ссылка на типовые нормы выдачи СИЗ или какой-либо другой акт, являются подтверждением того, что работодатель провел определённую работу по выявлению потребности сотрудников в СИЗ. Если этот перечень определен неправильно, либо же по факту выдано не все, что предписано, то руководитель несет ответственность.
Во-вторых, в личной карточке фиксируется номер сертификата для каждого СИЗ, выдаваемого сотруднику. Согласно действующему законодательству, выдача сотрудникам СИЗ, не имеющим сертификата соответствия недопустима. В противном случае работодатель будет оштрафован. Таки образом личная карточка для сотрудника является подтверждением того, что он получает СИЗ, соответствующие всем необходимым требованиям.
В-третьих, личная карточка позволяет работодателю не только фиксировать оборот СИЗ внутри организации, с точки зрения экономики, но и в определенных ситуациях обезопасить его. Связано это с недобросовестными сотрудниками, которые могут пренебречь использованием СИЗ, либо же присвоить их себе, а в случае какой-либо проверки сослаться на то, что работодатель им ничего не выдавал. Если же обеспечение СИЗ зафиксировано личной подписью в карточке учета и выдачи, то работник уже несет определенную ответственность за использование выданных ему СИЗ.
Давайте подробнее рассмотрим, что же такое личная карточка учета выдачи СИЗ?
Личная карточка учета выдачи СИЗ – это утвержденный документ, используемый для учета и регистрации факта установки норм, факта выдачи и возврата спецодежды. Форма личной карточки учета выдачи СИЗ утверждена «Приказом Минздравсоцразвития РФ» от 01.06.2009 г. № 290н и является единой, обязательной для всех.
Личная карточка заполняется на каждого сотрудника организации, которому необходимо выдать спецодежду и СИЗ, в соответствии с установленными типовым отраслевым нормами. Лицевая сторона карточки хранит информацию о данных сотрудника (Ф.И.О.
, табельный номер, дата поступления на работу, данные о размерах), информацию о наименовании пункта типовых отраслевых норм, информацию об установленных нормах выдачи спецодежды и СИЗ, информацию о количестве и периодичности выдачи.
Оборотная сторона личной карточки отражает информацию о наименовании СИЗ, о дате и количестве выданной и возращенной СИЗ, отражает номера сертификатов или деклараций соответствия, и подписи получившего и принявшего СИЗ.
Карточка СИЗ: советы по заполнению
Согласно Трудовому Кодексу РФ (ст. 112) каждый работник, чьи условия работы относятся к опасным и вредным, должен быть обеспечен средствами индивидуальной защиты. Они приобретаются работодателем за свой счет и предоставляются бесплатно.
Чтобы грамотно организовать учет защитных средств, контролировать их количество и степень износа, требуется документальное оформление всех операций с СИЗ.
Руководитель предприятия назначает ответственное лицо, которое и будет производить выдачу, замену и возврат СИЗ, а также вести необходимую документацию.
Основной документ – личная карточка СИЗ.
Оформляется она по типовой форме, для каждого работника персонально, в момент подписания трудового договора. Карточке присваивается порядковый номер, под этим же номером она отражается в журнале учета всех карточек СИЗ. Важно, чтобы учетная карточка была оформлена без ошибок.
Рассмотрим детально, как заполнить карточку СИЗ. Форма карточки – двухсторонняя, необходимо заполнить все ее графы. На лицевую сторону вносятся личные данные: ● фамилия, имя, отчество (пишутся полностью); ● табельный номер (присваивается в момент поступления на работу); ● структурное подразделение (название должно совпадать с соответствующими данными трудового договора); ● профессия (совпадает с данными трудового договора и личной карточки сотрудника) ● дата поступления на работу (пишется арабскими цифрами в формате ДД.ММ. ГГГГ.); ● дата изменения профессии (должности) или перевода… (заполняется только в случае смены должности, переводе и т.д.)
Продолжаем заполнять, указывая физиологические данные пол, рост, размер одежды, обуви. Затем следует указать размер головного убора. Сведения о размерах записываются со слов работника.
Заполнение следующих граф может вызвать затруднение. Как определить размер противогаза, респиратора, рукавиц и перчаток? Если отраслевыми нормативами не предусмотрена выдача этих средств защиты, то и заполнять эти графы нет необходимости. Если же их необходимо выдать, то размеры нужно определить и указать. Инструкции по определению таких размеров несложно найти в интернете. В нижней части лицевой стороны указываем наименование отраслевого норматива, на основании которого определяется перечень необходимых СИЗ (Приказ Минздравсоцразвития России от….№…). Далее заполняем таблицу. В первый столбец вписываются наименования самих средств индивидуальной защиты. Во втором указываем пункты типовых норм (открываем Приказ и ищем нужные пункты). Единица измерения – штука. Количество на год указывается целыми и дробными числами, исходя из нормативов. Заканчивается заполнение лицевой стороны подписью ответственного лица.
Теперь рассмотрим, как заполнить карточку СИЗ с обратной стороны. Сначала предстоит заполнить новую таблицу. Дублируем наименования СИЗ из предыдущей таблицы. В следующий столбец вносим номера сертификатов или декларации.
Надо отметить, что данные документы часто подвергаются изменениям. Для некоторых средств защиты и вовсе сертификация отменена. Данные о сертификатах или декларациях обычно предоставляет поставщик СИЗ.
Можно заказать документ и в специализированном центре.
Теперь необходимо указать дату выдачи, количество и степень износа СИЗ на тот момент. Работник должен расписаться в получении. Следующая часть таблицы посвящена операциям по возврату и заполняется непосредственно при возврате. При этом свои подписи ставят как работник, так и ответственное лицо, принявшее СИЗ.
Заполненные карточки СИЗ должны храниться в картотеке, в алфавитном порядке. Все документы, связанные с выдачей средств индивидуальной защиты, необходимо хранить не менее трех лет.
Как правильно оформить выдачу
Нормативных правил, как выдать сотрудникам маски при коронавирусе, не утверждено, но работодателям следует документально зафиксировать все меры борьбы с распространением инфекции. Для этого следует издать приказ о регулярной выдаче средств индивидуальной защиты. В этом приказе указывается, сколько масок полагается на одного работника, и периодичность выдачи. Не следует делать ее ежедневной: необходимость постоянно являться на выдачу повысит возможность распространения инфекции, если кто-то из сотрудников болен. Лучше предпочесть еженедельную выдачу.
Приказом также определяется, получает ли СИЗ каждый работник сам или это делают руководители подразделений.
Количество масок и пар перчаток, выдаваемых на одного сотрудника, определяется исходя из условий труда и продолжительности рабочего дня или смены. Рекомендуется выдавать столько масок, чтобы у сотрудника была возможность менять их каждые два-три часа, то есть две-три штуки на одну смену. Перчаток требуется несколько пар на смену: сняв одну пару, сотрудник обязан ее выкинуть и надеть новую.
Кроме того, следует предусмотреть предоставление запасных масок и перчаток, на случай если какая-то порвется или придет в негодность.
В том же приказе следует утвердить журнал выдачи масок и перчаток, где сотрудник, получающий СИЗ, ставит личную подпись.